もう10年以上、毎年受診しているが、申し込みの際には、毎年、氏名、生年月日、住所、電話番号などを、相手が書き取りやすいように、ゆっくりと伝えなければならない。
その後、受診の2週間前ぐらいに、受理表などの入った封書が届くが、宛名は手書き。
当日の受診の際の受付も、手書きのリストと照合して、チェックを入れられる。
いつも、どうしてデータベースソフトを活用して作業を省力化しないのかと不思議に思う。
データベースを外注する費用がないからだろうか?
人口7万弱の小さな市の住民検診、対象者は主婦か自営業者、高齢者。対象者の全員が受診するわけではなく、私の毎年の受診時の印象では、おそらく、総数は5000人ぐらいだと思う。
これぐらいの数なら、何もデータベースを外注する必要はない。市販の「住所録ソフト」で十分だ。
そもそも「住所録ソフト」というのは、データベースソフトの一つだから、個人データを登録したら、検索やリスト作成や宛名印刷、結果のレポート作成はお手の物。
「住所録ソフト」はPCを買えば、たいていプリインストールされているから、今時は年賀状や書中見舞いはほとんどPCで作成されたものを受け取るようになっているぐらい、その使用にも慣れている。
「住所録ソフト」は個人の住所録管理につかうためだけのものではない。これを簡単な会員管理ソフトとして使えば、リスト作成や宛名印刷がぐぅ~と省力化されるし、レポート作成もボタン一つでOKだ。
例えば、先ほどの市の住民検診の予約業務なら、
予約受付の際に「以前も住民検診を受けられましたか?」と聞いて、以前受けていたら、氏名を聞いて「しばらくお待ちください。」と言い、「検索」すれば、すぐに申し込み者の登録データを探し出せるので、住所などに変更がないことを確かめて、受付OKのチェックを入れる。後は、当日の受診予約者を「抽出」してリスト作成、印刷などは全部PCのボタン一つでOKになる。
日常良く使う、Excelにも簡単なデータベース機能があって、これぐらいの管理ぐらいはできる。
もう少し複雑なデータ管理をしたいなら、Accessなどのデータベースソフトに入っている「サンプル」を使えば良い。こちらは解説本を買って少しだけ勉強する必要があるが、いろんなサンプルデータベースが入っているので、とても便利だ。
こういったデータ管理は、一般企業なら、今時、どこでもやっていると思う。
「データベース=外注=高額の費用がかかる」というイメージがあって、財政難の公共団体ではその利用が遅れているのだろうが、PCを購入したときにプリインストールされているソフトを活用するだけで、十分だ。
PC購入したときに、「そんなに要らないから、その分の値段を下げて!」と言いたいぐらい、てんこ盛りのソフトを無理やり購入させられている。あれはタダのように見えるけれども、基本的にはタダではないのだ。もっともっと活用しないと「もったいない」。
先日の世陸ボランティア、送られてくる書類の封書の宛名はいつも手書きだったから、このときも不思議に思った。
特に、一番最後に送られてきた「速達」の宛名は、右下がりのガチガチの角文字で、びっくりした。「はあ・・・もうおっつかなくなって、宛名書きアルバイトさんでも雇っているのだろうか?」と思ったぐらいの悪筆だったから忘れられない。
世陸ボランティアデータベースのシステムダウンは、システム自体に問題があったのかもしれないが、もしかしたら、データベースを使って作業する人達(統括者やボランティアさん?)がデータベースというソフトの扱い方を知らないことにも原因があったのではないかと思ったのが、「手書きの宛名」だった。
使いこなすと便利なのになぜか色んなことをしようとしないのかもね!